La Déclaration Préalable à l'Embauche (DPAE) est une formalité obligatoire pour tout employeur. Elle permet de déclarer un nouveau salarié auprès de l'URSSAF et de lui ouvrir ses droits sociaux. Son absence ou son retard peuvent entraîner de lourdes sanctions.
Points essentiels
La DPAE doit être réalisée dans les 8 jours précédant l'embauche et transmise à l'URSSAF.
Elle permet au salarié d'être couvert en cas d'accident du travail et de bénéficier d'éventuelles exonérations de cotisations.
La DPAE permet de satisfaire aux demandes des administrations et d'éviter les sanctions liées au travail dissimulé.
La DPAE peut être effectuée en ligne, soit par saisie directe, soit par dépôt de fichier depuis un logiciel SIRH.
Plusieurs informations sont obligatoires, comme la dénomination sociale de l'entreprise, le code NAF, le numéro SIRET, et les informations relatives au salarié et à son contrat.
L'absence intentionnelle de DPAE est considérée comme du travail dissimulé et peut entraîner des amendes et des peines d'emprisonnement.
Le cours
1La DPAE, qu'est-ce que c'est exactement ?
La Déclaration Préalable à l'Embauche (DPAE) est une formalité administrative obligatoire pour tout employeur qui embauche un nouveau salarié. Elle doit être réalisée dans un délai de 8 jours avant la date d'embauche et transmise à l'URSSAF dont relève l'établissement concerné.
Concrètement, la DPAE permet d'ouvrir au salarié l'ensemble de ses droits sociaux. Cela signifie qu'il sera couvert en cas d'accident du travail et qu'il pourra bénéficier de tous les droits à exonération auxquels il pourrait prétendre. C'est aussi un moyen pour l'entreprise de se mettre en conformité vis-à-vis des différentes administrations et d'éviter les sanctions liées au travail dissimulé.
L'URSSAF, pour Union de Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et d'Allocations Familiales, est donc l'organisme destinataire de cette déclaration. Voyons maintenant comment effectuer cette démarche.
2Comment effectuer une DPAE en pratique ?
La DPAE peut être effectuée très simplement en ligne, via la plateforme net-entreprise.fr. Deux options s'offrent à vous : soit vous saisissez directement les informations dans un formulaire en ligne, soit vous déposez un fichier issu de votre logiciel SIRH si vous en utilisez un.
Attention, certaines informations sont obligatoires sur le formulaire. Il faudra notamment renseigner la dénomination sociale de l'entreprise, son code NAF (APE), son numéro SIRET et l'adresse de l'établissement. Vous devrez également indiquer le service de santé au travail dont dépend votre entreprise.
Bien sûr, les informations relatives au salarié sont indispensables : son identité, sa date et son lieu de naissance, et son numéro de Sécurité sociale (s'il en possède un). N'oubliez pas non plus de préciser la date et l'heure d'embauche, ainsi que les informations relatives au contrat de travail (type de contrat, durée...). C'est ce point qui nous amène aux risques encourus en cas de manquement.
3Les sanctions en cas de non-respect
Le non-respect de l'obligation de DPAE peut entraîner de lourdes sanctions pour l'employeur. La loi prévoit des sanctions pénales ou administratives, en fonction du statut et de la situation.
L'absence intentionnelle de DPAE est considérée comme un délit de travail dissimulé. Dans ce cas, l'employeur risque jusqu'à 45 000 euros d'amende et 3 ans d'emprisonnement (pour une personne physique), ou 225 000 euros d'amende et un placement sous surveillance judiciaire (pour une personne morale).
Mais même en cas de simple oubli, l'employeur s'expose à un redressement de ses cotisations sociales, majoré d'une pénalité. Mieux vaut donc être vigilant et effectuer la DPAE dans les délais impartis. Il existe des cas particuliers...
4DPAE : les cas particuliers à connaître
Dans certaines situations spécifiques, les règles relatives à la DPAE peuvent varier. Par exemple, pour les contrats de très courte durée (quelques heures), des modalités simplifiées peuvent être mises en place. De même, les entreprises de travail temporaire (ETT) ont des obligations spécifiques en matière de DPAE pour leurs salariés intérimaires.
Il est donc important de se renseigner sur les règles applicables à votre situation particulière. N'hésitez pas à consulter le site de l'URSSAF ou à vous faire accompagner par un expert en droit social pour éviter toute erreur.
Ce qu'il faut retenir, c'est que la DPAE est une formalité simple mais essentielle, qui permet de protéger les droits des salariés et d'éviter les sanctions pour l'employeur. En cas de doute, n'hésitez pas à vous faire accompagner.
Questions fréquentes
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Camille Roussel
Experte RH chez Eurecia