Calendrier récap des échéances légales pour les RH employeur

La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est un passage obligé pour toutes les entreprises. Elle centralise la plupart des déclarations sociales. Concrètement, vous devez la réaliser chaque mois, par établissement, et pour chaque salarié.

La date limite de dépôt varie. Si votre entreprise compte au moins 50 salariés et que la paie est versée pendant le mois travaillé, vous avez jusqu'au 5 du mois suivant. Dans les autres cas (moins de 50 salariés ou décalage de paie), vous disposez d'un délai supplémentaire, jusqu'au 15.

La DSN sert aussi à déclarer le nombre de travailleurs handicapés employés, la part principale de la taxe d'apprentissage, la contribution à la formation professionnelle (CFP) et la contribution CPF-CDD. Pensez à bien vérifier les seuils et les spécificités de chaque contribution.

Au-delà des déclarations mensuelles, la DSN est également utilisée pour signaler certains événements ponctuels, comme les arrêts de travail ou les fins de contrat. C'est ce que nous allons voir maintenant.

La DSN ne sert pas uniquement aux déclarations périodiques. Elle est aussi votre alliée pour signaler des événements spécifiques liés à la vie de vos salariés.

Par exemple, en cas d'arrêt de travail (maladie, accident, maternité...), vous devez effectuer une DSN dans les 5 jours suivant l'événement. Il en va de même en cas de reprise anticipée. Autre cas de figure : la fin d'un contrat de travail. Là encore, vous disposez de 5 jours pour effectuer la déclaration.

Et à partir de 2025, une nouveauté : vous devrez également signaler via la DSN les refus de CDI suite à un CDD ou un contrat de mission. France Travail a besoin de ces informations, alors pensez à bien remplir les rubriques dédiées.

Enfin, n'oubliez pas la déclaration d'accident du travail (DAT). Vous avez 48 heures (hors dimanches et jours fériés) pour la transmettre à la CPAM ou à la MSA. Toutes ces obligations impliquent une veille constante.

Certaines déclarations n'ont pas besoin d'être faites tous les mois. C'est le cas de la taxe sur les salaires pour les entreprises non soumises à la TVA. La périodicité dépend du montant payé l'année précédente : si c'était entre 4 000 et 10 000 euros, vous déclarez et payez tous les trimestres, dans les 15 jours suivant la fin du trimestre.

Plusieurs obligations sont annuelles et se font via la DSN. En décembre ou janvier, déclarez l'assujettissement à la taxe d'apprentissage (TA) et à la contribution supplémentaire à l'apprentissage (CSA), ainsi que la participation employeur à l'effort de construction (PEEC) pour les entreprises de 50 salariés et plus. En mars, certaines entreprises de plus de 250 salariés doivent déclarer la CSA. En avril, c'est le moment de la DOETH (déclaration relative à l'obligation d'emploi de travailleurs handicapés) et du solde de la taxe d'apprentissage.

Enfin, la taxe sur les salaires se déclare annuellement avant le 15 janvier si le montant payé l'année précédente était inférieur à 4 000 euros. Mais ce n'est pas tout, il y a aussi d'autres obligations annuelles.

Au-delà des déclarations sociales, d'autres obligations rythment la vie de l'entreprise. Les entreprises de 50 salariés et plus doivent calculer et publier leur index de l'égalité femmes-hommes chaque année, au plus tard le 1er mars. Celles de plus de 1 000 salariés doivent aussi publier les écarts de représentation parmi leurs cadres dirigeants.

Le document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP) doit être mis à jour lors de tout aménagement important modifiant les conditions de travail. En l'absence d'accord collectif, vous devez engager chaque année une négociation annuelle obligatoire (NAO) sur la rémunération, le temps de travail, le partage de la valeur ajoutée, l'égalité professionnelle et la qualité de vie au travail.

Vous devez aussi consulter le CSE chaque année et communiquer aux salariés la période de prise de congés payés au moins 2 mois avant son ouverture. Enfin, n'oubliez pas les entretiens professionnels tous les 2 ans, les négociations obligatoires au moins tous les 4 ans, et les élections du CSE dans les entreprises d'au moins 11 salariés. Sans oublier la mise à jour régulière de la BDESE et la vérification des salaires par rapport au SMIC ou au minimum conventionnel.